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Las principales reglas para la realización de un evento…  Como la mayoría de palabras en español son de origen latino, la palabra evento no se escapa de su descendencia, así pues la palabra “evento” significa en latino “eventus”, eventualidad, suceso o un acontecimiento .
Sin olvidar el significado que encontramos en nuestros diccionarios. Que puede ser un suceso imprevisto, acontecimiento o suceso pasado. Otro significado, nos dice que evento es una reunión de personas con una finalidad específica, que puede ser eventual e irrecuperable y por consecuencia inolvidable. Focalizándonos en nuestra segunda alternativa de lo que es un evento, nos basaremos 7 etapas básicas para que su evento sea un éxito: • Tipo de evento
• Objetivo del evento
• Presupuesto
• Fecha de realización
• Planificación
• Lugar
• Invitados
Una vez que hemos definido claramente las etapas a proseguir, es el momento de trabajar. Comenzaremos partiendo de un conocimiento básico en organización de eventos, sin tener que ser un gran experto en este campo, solo tendrá que seguir ciertos pasos para así evitar un posible fracaso. Tipo de evento Comenzando por el tipo de evento que usted desea organizar, se podrá hacer un calculo aproximativo del presupuesto que necesitará para la realización de su evento. Pero para esto analice y responda a las siguientes preguntas: - Quiere que sea un evento formal o informal?
- De una gran envergadura o micro evento?
- Desea efectuarlo en un espacio abierto ( centro deportivo, estadio, etc ) en un espacio cerrado (castillo, hotel, sala de eventos, barco, etc.).
- Según la situación geográfica, en la ciudad o en el campo?
- Según la temática su evento sería social, deportivo, popular, religioso, cultural, empresarial? Sin mencionar otros.
Presupuesto Antes de comenzar con la planificación del evento, deberá haber previsto todo lo requerido para el financiamiento del evento. Cuanto se va a invertir sin olvidar que hay que dejar un poco al lado para ciertos gastos adicionales. Planificación Inicialmente, será primordial considerar el tipo de evento y el público objetivo, luego podrá así seleccionar el tema (un título o nombre imaginario con el cual usted podrá jugar). En pocas palabras podrá decorar, podrá diseñar las invitaciones, la publicidad y otros tantos aspectos que van ligados al evento, es cuestión de imaginación. Tendrá así ya un punto de referencia para trabajar en la selección del sitio donde el evento tendrá lugar. Es aconsejable seleccionarlo paralelamente a la gestión. Timing El tiempo dedicado a la organización del evento es muy importante para un excelente desarrollo. Ejemplos muy comunes como un matrimonio, que para la organización se tomara mínimo 3 meses previos al gran día. Otros ejemplos como la realización de una competición de nivel nacional, un concierto, una feria de exposición y otros grandes eventos de la misma envergadura tomará un tiempo de 8 meses a 1 año como mínimo. Al igual que eventos como conferencias, foros, lanzamiento de productos, el tiempo de organización será de 6 meses como mínimo. En esto influye al igual el número de personas con las cuales se cuenta para la organización de evento. La fecha Antes de escoger la fecha, debemos tener en cuenta ciertos aspectos en el calendario que podrán hacer fracasar su evento. - Verifique si hay otro evento similar que se lleve a cabo durante el periodo de realización de su evento en el cual pueda incluir a sus propios invitados. Como lo son aquellos eventos deportivos de gran envergadura a nivel internacional. - Para los eventos profesionales ciertos días de la semana son importantes para tenerlos en cuenta puesto que habrá mas disponibilidad o menos dependiendo del día. En este caso el lunes viernes y vacaciones escolares, son los días y fechas menos indicadas. - Para los eventos privados como matrimonios, recepciones, fiestas etc., el mejor día para realizarlo será durante el fin de semana, sea un viernes o un sábado. - Tendremos que observar si hay días feriados alrededor de la fecha del evento, puesto que sus invitados tendrán posibles planes anticipados para aquellos días lo cual, podría impedir su asistencia. - En la fecha que usted habrá ya escogido, seguramente que otros eventos se realizaran el mismo día, así pues será mejor efectuar las reservaciones pertinentes para el alquiler, sea de un auto, un salón, o ciertos muebles que necesitará para complementar la decoración. Ahorrándose posibles sorpresas e inconvenientes que seguro serán un gran dolor de cabeza de último minuto, además de tener que pagar un suplemento por un servicio.. - En cuestión de horario, es muy importante tener en cuenta el tipo de evento, sobre todo aquellos eventos empresariales donde la hora prima sobre cualquier otra cosa. La noche por ejemplo, es una de las mejores opciones para eventos privados, el día lo será para eventos empresariales. Sitio del evento Para seleccionar el lugar donde se realizará el evento, no olvide cual es el objetivo principal de su evento, con esto tenga en cuenta lo siguiente: 1. Lugar, si es en un centro de convenciones, un hotel, una iglesia, en un lugar campestre, un centro histórico, castillo, teatro, restaurante, etc.…
2. La superficie del espacio donde se realizará el evento, teniendo en cuenta el número de invitados.
3. La disposición de mesas, podium, pasarelas etc. dentro del espacio sea en interior o exterior.
4. Proponer siempre un tema referente a la decoración.
5. Si hay otra programación que se llevase a cabo, prever la localización anticipadamente dentro del espacio.
Los invitados Tenga en cuenta a quien será dirigido el evento, si es de tipo general, juvenil, infantil o profesional. - Cuantos personas asistirán?. Elabore una lista de invitados y envíe las invitaciones seguido de confirmación.
- Si ha pensado incluir un cocktail, cena, o aperitivo, tenga presente la ubicación de las mesas o el buffet.
- Prevea las personas o empresa encargada de la preparación de alimentos y bebidas sin olvidar el personal para este servicio.
- Escoja el tipo de plato conforme al tipo de evento.
Por último ciertos detalles que también son muy importantes y que no pueden faltar: un fotógrafo para guardar aquellos momentos únicos, un espacio organizado especialmente para los niño, que sea de esparcimiento llegado el caso de ser necesario, entretenimiento (grupos musicales, artistas, efectos especiales) ligado al tema de evento, parqueadero para los invitados, un vestiaire, recordatorios. un animador, personal staff, transporte, difusión en los medios de comunicación sea prensa, radio, TV o Internet, en este caso dependiendo del tipo de evento, publicidad impresa (flyers, pendones, pasacalles, catálogos, etc.). logística(sonido, luces, efectos especiales, equipo audio-visual etc.), alojamiento de algunos invitados venidos de otros lugares. servicio de seguridad, permisos especiales para la organización del evento, señalización para orientar a los invitados. Y para finalizar, haga una lista con todos recursos humanos y materiales necesarios, al igual que un cronograma. Con esto solo queda desearles buena suerte y coraje y sin desfallecer en el caso si algo no salga como previsto. |
